办公桌椅不仅是一种简单的功能物质产品，而且是一种广为普及的大众艺术，它即要满足某些特定的用途，又要满足供人们观赏，使人在接触和使用过程中产生某种审美快感和引发丰富联想的精神需求。它反映了一个国家与地区在某一历史时期的社会生活方式，社会物质文明的水平以及历史文化特征。因而办公桌椅凝聚了丰富而深刻的社会性。

办公桌椅是由材料、结构、外观形式和功能四种因素组成，其中功能是先导，是推动办公桌椅发展的动力;结构是主干，是实现功能的基础。这四种因素互相联系，又互相制约。由于办公桌椅是为了满足人们一定的物质需求和使用目的而设计与制作的，因此办公桌椅还具有功能和外观形式方面的因素。下面阐述这四个要素的主要内容及相互间的关系。

1、材料

办公桌椅是由各种材料经过一系列的技术加工而成制造的，材料是构成办公桌椅的物质基础。所以办公桌椅设计除了使用功能、美观及工艺的基本要求之外，与材料亦有着密切联系。为此，要求设计人员务必作到以下几点：

(1)、熟悉原材料的种类、性能、规格及来源;

(2)、根据现有的材料去设计出优秀的产品，做到物尽其用;

(3)、善于利用各种新材料，以提高产品的质量，增加产品的美观性，除了常用的木材、金属、塑料外，还有藤、竹、玻璃、橡胶、织物、装饰板、皮革、海绵、玻璃钢等。然而，并非任何材料都可以应用于办公桌椅生产中，办公桌椅材料的应用也有一定的选择性。

2、结构

结构是指办公桌椅所使用的材料和构件之间的一定组合与联接方式，它是依据一定的使用功能而组成的一种结构系统。它包括办公桌椅的内在结构和外在结构，内在结构是指办公桌椅零部件间的某种结合方式，它取决于材料的变化和科学技术的发展。如金属办公桌椅、塑料办公桌椅、藤办公桌椅、木办公桌椅等都有自己的结构特点。

另外，办公桌椅的外在结构直接与使用者相接触，它是外观造型的直接反映，因此在尺度、比例和形状上都必须与使用者相适应，这就是所谓的人体工程学，例如座面的高度、深度、后背倾角恰当的椅子可解除人的疲劳感;而贮存类办公桌椅在方便使用者存取物品的前提下，要与所存放物品的尺度相适应等。按这种要求设计的外在结构，也为办公桌椅的审美要求奠定了基础。

3、外观形式

办公桌椅的外观形式直接展现在使用者面前，它是功能和结构的直观表现。办公桌椅的外观开花依附于其结构，特别是外在结构。但是外观形式和结构之间并不存在对应的关系，不同的外观形式可以采用同一种结构来表现。外观形式存在着较大的自由度，空间的组合上具有相当的选择性，如梳妆台的基本结构都相同，但其外观形式却千姿百态。

办公桌椅的外观形式作为功能的外在表现，还具有认识功能，因此，具有信息传达和符号义;还能发挥其审美功能，从而产生一定的情调氛围，形成一定的艺术效果，给人以美的享受。

4、功能

任何一件办公桌椅都是为了一定的功能目的而设计制作的。因此功能构成了办公桌椅的中心环节，是先导，是推动办公桌椅发展的动力。在进行办公桌椅设计时，首先应从功能的角度出发，对设计对象进行分析，由此来决定材料结构和外观形式。

一般而言，可把办公桌椅产品的功能分为四个方面，即技术功能、经济功能、使用功能与审美功能。